Master Data Management

Sind Ihre Stammdaten konsistent?

Die wenigsten Unternehmen haben Systemlandschaften ohne redundante Stammdatenhaltung, denn es gibt kein singuläres System, dass wirklich alle Prozesse eines Unternehmens professionell abdecken kann. Darüber hinaus wollen die meisten Systeme, wie Microsoft Dynamics, Salesforce oder SAP S4/HANA, Ihre Stammdaten selbst speichern und verwalten. Durch den Einsatz mehrerer operativen Systeme werden zentrale Stammdatenobjekte, wie beispielsweise Kunden-, Material-, Produkt- oder Lieferantenstammdaten, in mehreren Systemen gleichzeitig gespeichert. Ohne ein Master Data Management entstehen schnell Inkonsistenzen zwischen den verschiedenen Datenbeständen.

"Ein Master Data Management sorgt für einen stets konsistenten und vollständigen Datenbestand."

Was Dropbox oder Google Drive für Dateien ist, ist das Master Data Management (MDM) für zentrale (Stamm-)Datenobjekte eines Unternehmens. Es sorgt für ein real-time Matching der Daten bei Entstehung oder Änderung eines Datensatzes. MDM-Systeme werden typischerweise als zentraler Daten-Hub in die Systemlandschaft eingebettet und über Webservices / APIs an die verschiedenen operativen Systeme angeschlossen. So können die Datenbestände auch bei Nutzung verschiedener Systeme konsistent und integriert Zusammengehalten werden.

Ein Master Data Management integriert redundant gespeicherte Stammdaten aus sämtlichen Systemen

Typische Datenobjekte für ein Master Data Management

Kunde

Lieferant

Produkt

Typischer Ablauf eines Master Data Management Projektes

Relevante Datenobjekte und Systeme identifizieren
Ein Master Data Management sollte aufgrund der Komplexität sparsam eingesetzt werden. Daher ist es extrem wichtig, den Umfang eines MDMs vor Projektbeginn genau zu benennen. Nur geschäftskritische systemübergreifend genutzte Stammdaten sollten mittels MDM synchronisiert werden. Eine nachträgliche Erweiterung auf andere Datenobjekte und Systeme ist jederzeit möglich.
Globales Datenmodell entwickeln
Kern eines Master Data Management Systems ist ein systemunabhängiges global nutzbares Stammdatenmodell. Viele MDM-Softwarehersteller liefern hier bereits vorgefertigte Datenmodelle, die jedoch auf die Besonderheiten des Unternehmens angepasst werden müssen.
Mapping mit den lokalen Datenmodellen erstellen
Jedes System hat eigene Datenstrukturen. Um eine dauerhafte Integration von Stammdaten zwischen verschiedenen Systeme zu gewährleisten, ist ein Mapping zwischen den lokalen Datenmodellen und dem globalen Datenmodell des MDMs notwendig.
Quellsysteme anbinden
Sämtliche Quellsysteme mit den relevanten Stammdaten sind an das MDM anzubinden. Dies erfolgt meist über Webservice-basierte Schnittstellen / APIs mit einer Near-Realtime Datenübertragung im Push- oder Pullprinzip.
Matching
Durch die redundante Datenhaltung kommt es natürlicherweise zu Dubletten. Um diese möglichst genau zu identifizieren, werden so genannte Fuzzy-Logiken eingesetzt. Die Algorithmen sind für jedes Datenobjekt und Unternehmen unterschiedlich und werden üblicherweise iterativ mit den Fachbereichs-Experten Ihres Unternehmens angepasst.
Golden Records erzeugen
Für die durch das Matching identifizierten Dublettengruppen sollte ein einziger konsistenter systemübergreifender Datensatz erzeugt werden. Dieser so genannte "Golden Record" wird wiederum mittels Experten-Logik definiert. Er ist Grundlage für das Reporting und die Synchronisation konsistenter Stammdaten zurück in die Quellsysteme.
Synchronisationsregeln definieren
Jedes System hat seine Eigenheiten. Daher sollte genau definiert werden, welche Felder bei welchen Ereignissen über welchen Prozess im Quellsystem verändert werden sollen und dürfen. Ziel ist es dabei, die Daten des Quellsystem's konsistent und aktuell zu halten ohne dabei zusätzliche Probleme zu verursachen (Bsp.: Fehlerhafte Bestände durch Update der Mengeneinheit eines Materials).
Testen, Testen, Testen
Die Komplexität eines MDM sollte nicht unterschätzt werden. Mit jedem Test steigt die Reife des MDM's. Bei agilem Vorgehen sollte man vor dem GO Live eigene Sprints für Test und Nacharbeiten einplanen.
GO Live
Am Ende eines MDM-Projektes werden die wichtigsten Stammdaten in Ihren Quellsystemen konsistent gehalten. Darüber hinaus haben Sie mit dem MDM eine Basis für eine 360° Sicht auf Ihr Geschäftsobjekt geschaffen.

Die Benefits eines MDM auf einen Blick

  • Stark reduzierter Pflegeaufwand durch zentrale Datenänderungen im MDM
  • Grundlage für eine 360° Sicht auf das Geschäftsobjekt
  • Konsistente Daten trotz Redundanz
  • Starke Reduzierung / Vermeidung von Dubletten
  • Basis für zentrale Löschung und Beauskunftung (DSGVO)
  • Grundlage für zentrales Einwilligungs-Management (DSGVO)

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